Советы и секреты Word и Excel

16.01.2015 | Автор: | Рубрика: Компьютер

Советы по MS Word

  Ровная подпись

Бывают случаи, когда, вставляя подпись в документах (должность + подпись), приходится выравнивать её по ширине текста. Есть способ сделать это легко.

Существует обычный пробел, просто растягивающий текст в строке, и неразрывный пробел, который вызывается комбинацией Ctrl+Shift+пробел. Набираем должность, ставим пробел, набираем инициалы, ставим неразрывный пробел, набираем фамилию и делаем принудительный конец строки. Выравниваем текст по ширине. Всё!

Правильные ячейки

Изменить размер ячеек в таблицах очень просто с помощью мыши, при этом удерживая клавишу Alt. Но и это ещё не всё. Альтернативой может стать одновременное нажатие сразу двух кнопок мыши — правой и левой. При таком способе на линейке появляются указатели, сообщающие о текущем размере столбца или строки.

Курсор — «попрыгунчик»

Есть отличный способ перемещать курсор мыши от слова к слову не по одной букве. Просто удерживая клавишу Ctrl, жмём на кнопки управления курсором. А, используя стрелки вверх и вниз в сочетании с Ctrl, можно так же быстро «перепрыгивать» по абзацам.

Масштаб без «кликов»

Самый простой способ изменить масштаб документа: удерживая кнопку Ctrl, просто вращайте колёсико скроллинга.

Долой всё лишнее!

Чтобы удалить с панели инструментов ненужные кнопки или пиктограммы, не обязательно лезть для этого в настройки панели инструментов. Удерживая клавишу Alt, «хватаем» мышкой кнопку или пиктограмму куда-нибудь подальше, например, в рабочую зону экрана. Всё, кнопки нет! Так же можно перемещать пиктограммы в любую часть панели инструментов или даже на соседнюю панель.

Красивое подчёркивание

Красиво и удобно подчеркнуть только слова в тексте, а не пробелы между ними, можно, используя комбинацию клавиш Ctrl+Shift+W. Выделяем группу слов и жмём комбинацию… Просто и со вкусом.

Точность — вежливость пользователей

Быстро вставить текущую дату и время в набираемый текст позволяют, соответственно, комбинации клавиш Alt+Shift+D и Alt+Shift+T. Дата в текст добавляется в формате ДД.ММ.ГГГГ, например, 01.12.2008. Другой формат даты можно выбрать в меню «Вставка-Дата и время». В предложенном списке выберите нужный формат и нажмите «По умолчанию».

Экономим бумагу

Сэкономить бумагу, печатая с двух сторон на одностороннем принтере, можно легко и без ущерба для скорости печати.

Сначала распечатаем все нечётные страницы документа, а затем просто перевернём их одним махом и распечатаем все чётные страницы. Для этого необходимо пойти по пути: «Файл-Печать», в диалоговом окне «Печать» найти команду «Включить» и в выпадающем списке рядом с этой надписью выбираем сначала «Нечётные страницы», а после того, как они будут отпечатаны, — «Чётные».

На два фронта

Быстро и удобно вывести на экран сразу две удалённых страницы документа, например, для сравнения, можно, разделив окно программы на две части. Для этого внимательно посмотрите на вертикальную полосу прокрутки. Сразу над ней имеется значок в виде сплюснутого прямоугольника. (В Word 2007 он расположен примерно там же, выше значка «линейка», и имеет вид дефиса.) Потяните его вниз и… Красота!

Советы по MS Excel

«Волшебная» клавиша

Как часто вы выполняете одни и те же действия несколько раз (к примеру, чтобы вставить новую строку)? Как правило, это делается так: ставим курсор мыши на ячейку, расположенную ниже той, куда вы хотите добавить строчку, щёлкаем левой кнопкой мыши, в окне выбираем «Вставить строку» и жмём ОК, спускаемся ниже и всё повторяем. А если таких строк пару десятков?

Выручит вас всего одна кнопка — F4. Жмите её столько раз, сколько вам нужно новых строк. Данная клавиша умеет не только вставлять строчки. Она повторяет практически любое последнее проделанное действие. Можно выравнивать ячейки, изменять размер и так далее. Кстати, клавиша F4 прекрасно работает и в MS Word.

«Любая сумма»

Бывает, что во время работы необходимо выяснить сумму чисел, расположенную в нескольких ячейках. Одним из решений проблемы является создание формулы «автосумма», но это не всегда бывает актуально, если, скажем, нет свободной ячейки, да и времени занимает не очень мало. Поэтому в Excel можно суммировать данные ячеек при их выделении. Результат появляется в строке состояния программы в правом нижнем углу. Сразу же после того, как вы выделите ячейки с числами, в строке состояния появится надпись «СУММА=» и значение после «=».

Очень удобно при сверке информации. При этом неважно, сколько столбцов или строк выделено. Более того, данная функция может отображать не только автосумму, но и ряд других функций, достаточно щёлкнуть правой кнопкой мыши по данной области и выбрать действие: «Среднее», «Количество значений», «Количество чисел», «Максимум», «Минимум». Просто поставьте «птичку» рядом с нужной позицией и она станет автоматически доступна в данном секторе строки состояния.

Доступный А4

Как правило, после работы в Excel данные так или иначе необходимо перенести на твёрдый носитель, то есть на бумагу. И тут часто возникают проблемы с размерами полей, ячеек и так далее. Но даже после всех манипуляций часто файл не хочет «влезать» в отведённые рамки. В таких случаях незаменима функция масштабирования файла. Только не путайте его с масштабом на стандартной панели управления, которая увеличивает или уменьшает масштаб только на экране. Для смены масштаба на листе перед печатью документа заходим в раздел меню «Файл» и выбираем «Параметры страницы». Далее во вкладке «Страница» имеется раздел «Масштаб». По умолчанию там стоит «Установить 100% от натуральной величины».

Вот здесь вы и можете установить необходимые «Габариты», чаще всего оптимально от 70% и чуть выше.

Источник: http://articles.org.ru

Комментарии к записи Советы и секреты Word и Excel отключены

Комментарии закрыты.

Search.uz: интернет каталог сайтов Узбекистана